Les clients s'attendent à ce que leurs cartes-cadeaux, forfaits et abonnements soient valables quel que soit l'établissement où ils réservent. Ils ne raisonnent pas en termes de franchise, de lieu de départ ou de destination.
Les franchises doivent en tenir compte. Un client peut acheter une carte-cadeau dans un établissement et l'utiliser dans un autre. Un autre client peut acheter un forfait dans un spa, puis en utiliser une partie ailleurs en ville. Un membre peut utiliser ses crédits dans un établissement où il n'a pas adhéré initialement.
Ces expériences semblent fluides pour le client, mais elles soulèvent de réelles questions financières et opérationnelles. Le point de vente peut encaisser le paiement initial, tandis qu'un autre point de service, produit ou formation est fourni.
C’est pourquoi les échanges inter-points de vente nécessitent bien plus qu’un simple suivi des soldes. Les franchises ont besoin d’un système qui relie les profils clients, la valeur stockée, les points de vente d’origine et de destination, les règles de rapprochement, les rapports et les contrôles de l’entreprise.
Que signifie le rachat inter-sites pour les marques franchisées ?
L'utilisation inter-points de vente se produit lorsqu'un client achète une valeur prépayée dans un point de vente franchisé et l'utilise dans un autre. Cette valeur peut provenir d'une carte-cadeau, d'un forfait, d'un abonnement, d'un crédit article ou d'un crédit de valeur.
Dans ce flux de travail, le lieu source correspond à l'endroit où le client a acheté le produit ou le service. Le lieu de destination correspond à l'endroit où le client l'a utilisé.
Cette distinction est importante car la transaction financière et la prestation de services peuvent avoir lieu à des endroits différents. Le lieu d'origine peut recevoir le paiement initial. Le lieu de destination peut fournir le rendez-vous, le produit ou le cours.
À petite échelle, les équipes peuvent gérer ces cas manuellement. À l'échelle d'une franchise, le suivi manuel engendre trop de transferts de responsabilité. L'International Franchise Association prévoit que le nombre d'établissements franchisés aux États-Unis passera de 832 521 à 845 000 unités en 2026, soit plus de 12 000 entreprises franchisées supplémentaires ( International Franchise Association ).
Cette croissance rend les processus de rachat uniformes encore plus importants. Les responsables de franchises ont besoin d'un processus applicable à tous les sites, exploitants, régions et structures de propriété.
Pourquoi les échanges deviennent-ils compliqués selon les endroits ?
Les échanges de points de vente entre différents points de vente créent un double engagement. La marque promet aux clients une expérience flexible. L'équipe financière a besoin de données précises indiquant où la valeur a été vendue, où elle a été utilisée et comment elle doit être transférée d'un point de vente à l'autre.
Les cartes-cadeaux, les forfaits et les abonnements présentent chacun leurs propres spécificités. Une carte-cadeau peut avoir une valeur monétaire. Les forfaits peuvent inclure des services ou des articles spécifiques. Les abonnements peuvent inclure des crédits, des crédits d'achat d'articles, des réductions ou des avantages réguliers.
Ces différences sont importantes car chaque utilisation peut avoir une incidence sur les rapports. Un article d'un forfait peut ne pas se comporter comme le solde d'une carte-cadeau. Un crédit pour un article d'abonnement peut nécessiter une logique différente de celle d'un crédit pour la valeur d'un abonnement.
Les cartes-cadeaux impliquent également des obligations de conformité et de comptabilité. La réglementation E du Bureau de protection financière des consommateurs (CFPB) relative aux cartes-cadeaux couvre les chèques-cadeaux, les cartes-cadeaux de magasin et les cartes prépayées à usage général lorsqu'elles répondent aux définitions de la réglementation et ne font l'objet d'aucune exclusion ( CFPB ).
Le CFPB définit également un groupe de commerçants affiliés comme des commerçants liés par une propriété ou un contrôle corporatif commun et partageant le même nom, la même marque ou le même logo. Cette définition peut inclure les franchisés soumis à des politiques ou pratiques d'entreprise communes ( Bureau de protection financière des consommateurs ). Un suivi précis est donc particulièrement important pour les réseaux de franchise qui vendent des cartes prépayées dans des points de vente sous une même marque.
La FTC précise que le solde d'une carte-cadeau ne peut expirer avant cinq ans à compter de la date d'achat ou de la dernière date de rechargement ( Commission fédérale du commerce ). Elle indique également que des frais d'inactivité ne peuvent être facturés qu'après une période d'inutilisation d'au moins un an, et ce, une seule fois par mois ( Commission fédérale du commerce ).
Ces règles ne signifient pas que les opérateurs doivent gérer les cartes-cadeaux à l'aide de tableurs. Elles signifient que les marques doivent collaborer avec des conseillers juridiques et comptables et utiliser des systèmes permettant un suivi clair des soldes, des transactions et des utilisations.
Pourquoi la comptabilité des cartes-cadeaux dépend du suivi des utilisations
Les cartes-cadeaux ne sont pas qu'un simple outil marketing. Elles peuvent engendrer des obligations de performance futures et du travail comptable.
Selon les directives ASC 606 de Deloitte, une entité doit comptabiliser une obligation contractuelle lorsqu'elle reçoit un paiement anticipé d'un client pour des biens ou des services qui seront livrés ultérieurement, puis comptabiliser le chiffre d'affaires lorsqu'elle remplit son obligation de prestation ( Deloitte DART ). Deloitte précise également que les chèques-cadeaux représentent généralement un paiement anticipé non remboursable, le chiffre d'affaires étant comptabilisé lorsque le client utilise le chèque-cadeau et que le détaillant fournit les biens ou les services ( Deloitte DART ).
Le Journal of Accountancy indique que la vente d'une carte-cadeau génère des liquidités et une provision pour créances douteuses, car les entreprises ne peuvent pas comptabiliser le chiffre d'affaires lors de la vente initiale de la carte ( Journal of Accountancy ). Il explique également que les comptables ont besoin d'informations détaillées pour estimer la valeur non utilisée des cartes-cadeaux et que l'enregistrement agrégé des transactions aux points de vente peut compliquer l'analyse de l'ancienneté et de l'utilisation des cartes ( Journal of Accountancy ).
Pour les marques franchisées, cela signifie que le suivi des échanges doit être précis. Les équipes doivent savoir quand la valeur a été vendue, où elle a été vendue, où elle a été utilisée et comment le système a traité l'échange.
De quoi a besoin un flux de travail de gestion des rachats efficace
Les échanges de points de vente entre différents points de vente fonctionnent de manière optimale lorsque la marque les considère comme un processus partagé en matière de relation client, de finances et d'opérations. Un système performant doit prendre en charge à la fois l'expérience client et le processus de rapprochement administratif.
Recherchez ces fonctionnalités :
- Profils clients partagés ou globaux.
- Visibilité équilibrée entre les différents sites.
- Suivi précis de la localisation de la source et de la destination.
- Règles de réconciliation au niveau parent.
- Taux d'ajustement par type de rachat.
- Création d'un enregistrement de rapprochement pour la clôture des tickets.
- Rapports destinés aux équipes financières et opérationnelles.
- Autorisations d'entreprise et contrôles d'accès.
- Rapport d'activité des cartes-cadeaux.
- Assistance pour les forfaits, les abonnements, les cartes-cadeaux, les produits, les services et les cours.
Le Corporate Finance Institute définit le rapprochement comme la mise en correspondance des enregistrements de transactions internes avec les enregistrements externes afin de déceler les différences et de corriger les anomalies ( Corporate Finance Institute ). Dans le cadre d'un processus de rachat de franchise, cela signifie que les équipes financières ont besoin d'enregistrements reliant la valeur prépayée, l'activité des billets, les données de localisation et les rapports.
Deloitte indique que le rapprochement manuel oblige souvent les équipes à télécharger, manipuler, cartographier et apparier les données avant de pouvoir examiner ou analyser les problèmes ( Deloitte ). Deloitte précise également que l'automatisation permet de minimiser les efforts manuels, d'accélérer la production de rapports, de fournir des analyses, de suivre l'état du rapprochement et d'alerter les équipes sur les écarts nécessitant une investigation ( Deloitte ).
C’est l’objectif opérationnel. La marque ne devrait pas obliger le service financier à reconstituer chaque mois l’historique des remboursements à partir de feuilles de calcul disparates.
Comment MyTime prend en charge le rapprochement des cartes-cadeaux
MyTime prend en charge le rapprochement des cartes-cadeaux pour les franchises et les réseaux multi-sites. MyTime précise que ce rapprochement intervient lorsqu'une carte-cadeau a été achetée dans une franchise ou un établissement, mais utilisée dans un autre ( Centre d'aide MyTime ).
MyTime offre également aux marques une logique claire pour les différentes structures d'implantation. Le rapprochement entre deux établissements appartenant à des franchises différentes nécessite l'activation de la base de données globale, tandis que le rapprochement entre deux établissements d'une même franchise ne le nécessite pas ( Centre d'aide MyTime ).
Le calcul du rapprochement des cartes-cadeaux utilise la valeur de la carte-cadeau utilisée à destination, multipliée par le taux d'ajustement défini sur le compte principal ( Centre d'aide MyTime ). L'exemple de MyTime montre le débit du compte du point de vente d'origine et le crédit du compte du point de vente de destination après une utilisation entre deux points de vente ( Centre d'aide MyTime ).
Cette structure aide les marques à réduire l'ambiguïté. Les équipes peuvent voir quel point de vente a réalisé la vente, quel point de vente l'a utilisée et comment le système a calculé l'ajustement.
MyTime affiche également les informations de rapprochement des cartes-cadeaux dans le rapport détaillé de rapprochement, accessible via Tableau de bord > Rapports > Rapport détaillé de rapprochement ( Centre d'aide MyTime ). La page dédiée aux abonnements, forfaits et cartes-cadeaux de MyTime indique également que MyTime permet aux entreprises de vendre, recharger et suivre les cartes-cadeaux en magasin, en ligne et via l'application mobile ( Abonnements, forfaits et cartes-cadeaux MyTime ).
Comment MyTime prend en charge la réconciliation des colis
Le processus de rapprochement des forfaits diffère car le forfait peut inclure des services ou des articles spécifiques. MyTime indique que le rapprochement des forfaits a lieu lorsqu'un forfait a été acheté dans une franchise mais utilisé dans une autre ( Centre d'aide MyTime ).
MyTime propose le rapprochement des forfaits pour les comptes de la base de données globale ( Centre d'aide MyTime ). Le lieu d'achat du forfait est défini comme le lieu de destination, et le lieu d'utilisation comme le lieu où le forfait a été utilisé ( Centre d'aide MyTime ).
Le calcul du rapprochement des colis utilise le prix de l'article du colis du lieu d'origine multiplié par le taux d'ajustement défini au niveau parent ( Centre d'aide MyTime ). MyTime crée également des enregistrements de rapprochement à chaque clôture de ticket si le rapprochement est activé à ce moment-là ( Centre d'aide MyTime ).
C'est important pour les opérateurs, car la clôture du billet devient un signal clé. Le service financier n'a plus besoin d'attendre un traitement manuel de fin de mois pour savoir qu'un forfait inter-sites a été utilisé.
Les détails du rapprochement des forfaits sont également disponibles dans le rapport détaillé de rapprochement, accessible via Tableau de bord > Rapports > Rapport détaillé de rapprochement ( Centre d'aide MyTime ). La page de présentation de MyTime indique que les équipes peuvent suivre les cartes-cadeaux et les forfaits afin de contrôler leur utilisation et de gérer efficacement les échanges ( Abonnements, forfaits et cartes-cadeaux MyTime ).
Comment MyTime prend en charge le rapprochement des adhésions
Les abonnements peuvent engendrer les processus d'échange les plus complexes, car ils peuvent impliquer une valeur récurrente, des crédits articles, des avantages et des prix spécifiques à chaque point de vente. MyTime indique que le rapprochement des abonnements intervient lorsqu'un abonnement est acheté dans une franchise mais utilisé dans une autre ( Centre d'aide MyTime ).
MyTime propose un service de rapprochement des abonnements pour les comptes de sa base de données globale ( Centre d'aide MyTime ). Le lieu source correspond au lieu d'achat de l'abonnement et le lieu de destination au lieu d'utilisation de celui-ci ( Centre d'aide MyTime ).
Pour les crédits d'abonnement, MyTime effectue le rapprochement en multipliant les crédits dépensés au lieu de destination par le taux d'ajustement ( Centre d'aide MyTime ). MyTime définit le taux d'ajustement comme le pourcentage de la valeur du service, du produit ou du cours qui doit être transféré du lieu d'achat initial de l'abonnement au lieu de destination ( Centre d'aide MyTime ).
Les crédits d'abonnement peuvent utiliser différentes logiques de tarification. MyTime indique que le rapprochement des crédits d'abonnement peut utiliser le prix de détail du lieu d'origine, le prix de détail du lieu de destination ou un prix fixe défini dans le modèle d'abonnement ( Centre d'aide MyTime ).
Cette flexibilité permet aux franchises d'adapter le système à leur modèle opérationnel. Elle offre également aux équipes financières et opérationnelles une gestion plus claire des adhésions sur l'ensemble des sites.
MyTime génère des enregistrements de rapprochement à chaque clôture de ticket si le rapprochement est activé. Les informations de rapprochement des abonnements sont disponibles dans le rapport détaillé de rapprochement ( Centre d'aide MyTime ). La page des fonctionnalités de MyTime indique également que les abonnements peuvent être gérés directement depuis les profils clients et que la plateforme est compatible avec les exigences des franchises et des réseaux multi-enseignes ( Abonnements, forfaits et cartes cadeaux MyTime ).
Pourquoi les profils clients mondiaux relient l'expérience de rachat
Les échanges inter-sites ne fonctionnent pas correctement si les données clients sont réparties dans des enregistrements de sites distincts. Le client a besoin d'une expérience unifiée. Le personnel a besoin d'une vue d'ensemble unique. Les équipes commerciales ont besoin d'une image fiable de leur clientèle.
La page de franchise de MyTime indique que les dossiers clients peuvent être séparés par franchisé ou accessibles depuis n'importe quel point de vente du réseau, et que les clients peuvent passer d'un franchisé à un autre tout en conservant un seul dossier client et un seul solde pour leur forfait, leur abonnement ou leur carte-cadeau ( Solution de franchise MyTime ).
L'article de MyTime sur les profils clients globaux s'appuie sur cette idée. Il explique que les profils clients globaux créent un enregistrement par client, synchronisé sur tous les sites ( MyTime Global Client Profiles ).
Ce profil partagé relie l'expérience client au processus de réservation. Si un client réserve dans un autre lieu, le personnel peut toujours consulter les informations nécessaires.
MyTime indique que les profils clients globaux centralisent les visites, les achats, les abonnements et les messages ( Profils clients globaux MyTime ). MyTime précise également que les alertes, les étiquettes et les notes de service sont instantanément accessibles au personnel ( Profils clients globaux MyTime ).
Pour les franchises, cela permet de mieux intégrer la valeur stockée à la relation client globale. Un abonnement n'est pas qu'un simple relevé financier ; il fait partie intégrante de l'historique, des préférences, des achats, des visites et de l'expérience client.
MyTime affirme que les dossiers clients suivent le client quel que soit le lieu de réservation, et que les responsables de franchises bénéficient d'une vue d'ensemble complète de leur clientèle ( Profils clients mondiaux MyTime ). Cette visibilité est essentielle lorsque les marques souhaitent que leurs clients se déplacent entre différents établissements sans perturber le personnel, les exploitants ou le service financier.
Rapports et contrôles pour les équipes d'entreprise
Les rachats inter-sites nécessitent également une gouvernance. Les équipes en entreprise doivent garantir une expérience client flexible sans perdre le contrôle des processus financiers.
La page d'accueil de MyTime indique que MyTime peut automatiquement rapprocher les échanges de points de vente (abonnements, forfaits et cartes-cadeaux) entre différents points de vente, calculer avec précision les redevances des franchisés et assurer une transparence financière à l'échelle de la marque ( MyTime ). Elle précise également que les chaînes et les franchises peuvent gérer tous leurs points de vente depuis une plateforme unique, avec des autorisations configurables et des contrôles d'accès au niveau de l'entreprise ( MyTime ).
Ces contrôles sont importants car chaque rôle ne doit pas gérer tous les paramètres. Les équipes centrales peuvent avoir besoin de définir les règles de rapprochement, les taux d'ajustement, les autorisations et les normes de reporting. Les équipes locales peuvent avoir besoin d'accéder aux informations clients, aux remboursements et aux opérations quotidiennes.
La page dédiée aux abonnements, forfaits et cartes-cadeaux de MyTime indique que MyTime propose un suivi complet des cartes-cadeaux grâce au rapport d'activité des cartes-cadeaux ( Abonnements, forfaits et cartes-cadeaux MyTime ). Cette même page précise que les équipes peuvent suivre les cartes-cadeaux et les forfaits afin de contrôler leur utilisation et de gérer efficacement les remboursements ( Abonnements, forfaits et cartes-cadeaux MyTime ).
Ce système de reporting permet aux équipes financières et opérationnelles de passer d'une investigation manuelle à un examen structuré. Elles peuvent ainsi visualiser l'activité, identifier les problèmes et gérer les exceptions avec un contexte plus précis.
Liste de vérification : questions à se poser avant d’étendre le programme de rachat de points à plusieurs emplacements
Avant qu'une franchise étende ses cartes-cadeaux, ses forfaits ou ses abonnements à plusieurs points de vente, ses dirigeants devraient se demander comment le système gérera l'expérience client et le rapprochement bancaire.
Utilisez ces questions comme point de départ :
- Les clients peuvent-ils utiliser la valeur stockée dans plusieurs points de vente agréés ?
- Le système identifie-t-il les lieux de départ et d'arrivée ?
- Le système prend-il en charge les cartes-cadeaux, les forfaits, les crédits de valeur d'adhésion et les crédits d'articles pour les membres ?
- Les entreprises peuvent-elles configurer les taux d'ajustement de manière centralisée ?
- Le système crée-t-il des enregistrements de rapprochement lorsque les tickets sont clôturés ?
- Le service financier peut-il consulter des rapports de rapprochement détaillés ?
- La plateforme prend-elle en charge les autorisations d'entreprise et les contrôles des franchisés ?
- Les dossiers et soldes des clients les suivent-ils d'un endroit à l'autre ?
- Le personnel aura-t-il accès à l'historique client nécessaire pour personnaliser le service ?
- Les responsables de franchises ont-ils une vision complète de leur clientèle ?
Le processus de rachat optimal devrait aider simultanément le client, l'opérateur et l'équipe financière.
Intégrer les programmes de rachat inter-sites dans un seul système d'exploitation de franchise
Les cartes-cadeaux, les forfaits et les abonnements peuvent renforcer la fidélité des clients lorsqu'ils peuvent les utiliser dans l'ensemble d'un réseau de franchises. Toutefois, cet avantage n'est effectif que si la marque maîtrise les aspects financiers sous-jacents.
Les équipes franchisées ont besoin de profils clients partagés, de soldes précis, d'une logique claire concernant les lieux de départ et d'arrivée, de taux d'ajustement au niveau de la société mère, d'historiques de rapprochement des transactions et de rapports détaillés. Elles ont également besoin de contrôles internes garantissant la cohérence des opérations à mesure que le réseau se développe.
MyTime aide les franchises de services à centraliser leurs opérations sur une plateforme unique. Le système prend en charge la gestion des cartes-cadeaux, des forfaits et des abonnements, les profils clients internationaux, les rapports de rapprochement, les contrôles d'entreprise et la visibilité globale de la marque sur tous les sites.
Vous souhaitez découvrir comment MyTime aide les marques franchisées à gérer les cartes-cadeaux, les forfaits, les abonnements et les échanges entre points de vente ? Demandez une démonstration.
FAQ
Que sont les échanges inter-établissements ?
Les échanges inter-points de vente ont lieu lorsqu'un client achète de la valeur stockée dans un point de vente franchisé et l'utilise dans un autre. Cela peut inclure des cartes-cadeaux, des forfaits, des crédits de valeur d'adhésion ou des crédits sur des articles réservés aux membres.
Pourquoi les cartes-cadeaux, les forfaits et les abonnements engendrent-ils un travail de rapprochement pour les franchises ?
Ces opérations de rapprochement sont nécessaires car le lieu de vente peut différer du lieu de prestation du service, du produit ou de la formation. Les équipes financières ont besoin d'informations claires concernant le lieu source, le lieu de destination, le taux d'ajustement et la logique de reporting.
Comment les marques franchisées doivent-elles gérer l'utilisation des cartes-cadeaux dans leurs différents points de vente ?
Les franchises devraient utiliser un système permettant de suivre les soldes des cartes-cadeaux, les lieux d'achat et d'utilisation, les taux d'ajustement et les rapports d'activité. Dans le cadre de la gestion des cartes-cadeaux, MyTime facilite le rapprochement lorsqu'une carte est achetée dans une franchise ou un point de vente et utilisée dans un autre ( Centre d'aide MyTime ).
Comment MyTime facilite-t-il le rapprochement des colis entre les différents sites franchisés ?
Pour les forfaits, MyTime prend en charge le rapprochement des comptes de la base de données globale lorsqu'un forfait est acheté dans une franchise et utilisé dans une autre ( Centre d'aide MyTime ). Le calcul du forfait utilise le prix de l'article du forfait du point de vente d'origine multiplié par le taux d'ajustement défini au niveau du point de vente principal ( Centre d'aide MyTime ).
Comment MyTime facilite-t-il l'utilisation des abonnements dans les différents points de vente franchisés ?
Le rapprochement des abonnements dans MyTime s'applique lorsqu'un abonnement est acheté dans une franchise et utilisé dans une autre, pour les comptes de la base de données globale ( Centre d'aide MyTime ). La plateforme peut rapprocher les crédits d'abonnement en fonction des dépenses dans le lieu de destination et les crédits d'articles en utilisant le prix de détail du lieu d'origine, le prix de détail du lieu de destination ou un prix fixe défini dans le modèle d'abonnement ( Centre d'aide MyTime ).
