La perception des redevances semble simple lorsqu'une franchise possède peu d'établissements. Le service financier analyse les chiffres de vente, applique la formule de calcul des redevances convenue, vérifie les paiements et passe à l'étape suivante.
Ce processus se complexifie à mesure que la marque se développe. Chaque nouveau point de vente engendre davantage de transactions, de montants prépayés, de remboursements, de questions relatives aux délais de règlement et de risques d'erreurs dans les tableurs.
Les logiciels de gestion des redevances de franchise aident les marques multi-sites à réduire les tâches manuelles de rapprochement bancaire en centralisant les données de caisse, les règles de redevance, les processus de règlement, les rapports et la visibilité financière globale de la marque dans un seul système. Pour les franchises de services, c'est essentiel car les redevances sont souvent liées aux rendez-vous, aux billets, aux paiements, aux abonnements, aux forfaits, aux cartes-cadeaux et à l'activité entre les différents sites.
À quoi sert un logiciel de collecte de redevances de franchise ?
Un logiciel de gestion des redevances de franchise permet aux franchiseurs de calculer, percevoir, suivre et déclarer les redevances récurrentes dues par les franchisés. Le système doit relier les données de transaction à la formule de calcul des redevances, puis aider les équipes financières à collecter et vérifier le montant exact.
Les structures de redevances varient selon les marques, mais elles dépendent souvent du chiffre d'affaires brut, des pourcentages de frais, des échéances et des formules de calcul définies. La FTC explique que les franchisés peuvent être amenés à verser des redevances continues calculées en pourcentage de leur revenu brut hebdomadaire ou mensuel, et que ces redevances couvrent généralement le droit d'utiliser le nom et le système du franchiseur ( Guide du consommateur de la FTC pour l'achat d'une franchise ).
Les logiciels de gestion des redevances de franchise s'avèrent particulièrement utiles lorsque le système relie les redevances aux données d'exploitation qui les génèrent. Au lieu d'exporter des rapports de points de vente, d'appliquer manuellement des formules et de traiter les exceptions, les équipes financières peuvent désormais travailler à partir de règles prédéfinies et de rapports centralisés.
Pourquoi le rapprochement manuel des redevances devient plus difficile à mesure que les marques franchisées se développent
La croissance du secteur de la franchise accroît le besoin de processus financiers transparents. L'International Franchise Association prévoit que le nombre d'établissements franchisés aux États-Unis passera de 832 521 à 845 000 unités en 2026, soit plus de 12 000 entreprises franchisées supplémentaires ( International Franchise Association ).
Cette croissance ne se limite pas à une simple opportunité de vente. Elle engendre également une augmentation des enregistrements de redevances, des exceptions liées à la localisation, des questions relatives aux délais de paiement et des besoins en matière de rapports.
Les redevances sont également soumises à des obligations formelles de déclaration et de calcul. Le guide de conformité aux règles de franchise de la FTC stipule que l'article 6 du document d'information précontractuelle (DIP) doit mentionner les frais récurrents ou ponctuels, y compris les redevances et les frais de publicité, ainsi que leur nature, leur montant, leur date d'échéance et la formule de calcul utilisée ( Guide de conformité aux règles de franchise de la FTC ).
L'International Franchise Association (IFA) décrit les redevances comme un coût récurrent essentiel pour une franchise, généralement calculé en pourcentage du chiffre d'affaires brut, avec des moyennes courantes allant de 5 % à 9 % ( IFA ). Lorsqu'une marque gère de nombreux points de vente, même une légère incohérence dans la définition des ventes, le calendrier de paiement des redevances ou l'éligibilité des produits peut engendrer un travail de régularisation inutile.
Les franchises de services sont confrontées à une complexité accrue. Services, produits, abonnements, forfaits, cours et cartes-cadeaux peuvent tous générer différents scénarios de revenus et d'utilisation. Un client peut acheter un avantage dans un point de vente, l'utiliser dans un autre ou utiliser des crédits prépayés au fil du temps.
Ces processus transforment le rapprochement des redevances en bien plus qu'un simple pourcentage des ventes. Le service financier a besoin d'une méthode claire pour associer la règle de redevance à la transaction, au type d'article, à l'emplacement et à la période de règlement appropriés.
Le coût caché de la collecte des redevances basée sur des tableurs
Les tableurs peuvent être utiles au début du développement d'une franchise. Ils deviennent cependant inefficaces lorsque les équipes les utilisent pour rapprocher des données transactionnelles volumineuses provenant de différents sites.
Le Corporate Finance Institute définit le rapprochement comme la mise en correspondance des enregistrements de transactions internes avec les enregistrements externes, tels que les relevés bancaires, afin d'identifier les différences et de corriger les anomalies ( Corporate Finance Institute ). Dans le cadre de la perception des redevances, cela signifie souvent que les équipes financières comparent les exportations des points de vente, les calculs de redevances, les virements bancaires et les rapports par site.
Deloitte décrit le rapprochement comme l'un des contrôles les plus importants du processus de clôture et de reporting financiers, car il permet de justifier les soldes par des éléments probants et garantit l'exactitude et l'exhaustivité des informations financières ( Deloitte ). Le rapprochement manuel oblige souvent les équipes à télécharger des données, manipuler des fichiers, rapprocher les transactions, rechercher des explications et enquêter sur les anomalies avant la clôture ( Deloitte ).
Pour les équipes franchisées, ce travail manuel se manifeste de manière familière :
- La clôture de fin de mois prend plus de temps.
- Les opérateurs demandent comment les frais ont été calculés.
- Le service financier doit expliquer les exceptions liées à chaque emplacement.
- La direction attend un rapport global sur la marque.
- Les équipes intègrent le risque lié à l'utilisation manuelle de feuilles de calcul dans un processus récurrent.
Deloitte met en garde contre les risques liés aux erreurs de sortie des tableurs lorsque les organisations s'appuient sur des tableurs récurrents pour des processus métier critiques sans contrôles rigoureux ( Deloitte ). La collecte des redevances illustre ce problème, car le même tableur est souvent réutilisé à chaque période, même lorsque la marque étend son réseau et augmente son volume de transactions.
Que doit automatiser un flux de travail efficace pour la collecte des redevances ?
Un processus de gestion des redevances optimisé devrait réduire les interventions manuelles entre les données de points de vente, le calcul des frais, le règlement et l'établissement des rapports. Il devrait également simplifier le processus et en faciliter le contrôle.
Deloitte affirme que le rapprochement automatisé permet d'intégrer les processus de rapprochement, d'automatiser les activités, de minimiser les tâches manuelles et d'accélérer la production de rapports ( Deloitte ). Deloitte identifie également des fonctionnalités d'automatisation utiles telles que l'extraction de données, le rapprochement des transactions, les alertes en cas d'écarts, le suivi de l'état des opérations, la certification, l'analyse et la production de rapports ( Deloitte ).
Pour la collecte des redevances de franchise, la liste de contrôle de l'automatisation devrait inclure :
- Configuration centralisée des règles de frais au niveau du franchiseur ou de la société mère.
- Logique des redevances : pourcentage et forfait.
- Applicabilité au niveau de l'article pour différentes catégories de ventes.
- Calculs basés sur des billets fermés.
- Contrôles de la cadence et du timing de l'établissement.
- Flux de travail liés aux comptes bancaires et aux virements.
- Rapports au niveau de l'emplacement et à l'échelle de la marque.
- Visibilité des exceptions pour les équipes financières.
Ce processus offre au service financier une source d'information plus fiable. Il aide également les opérateurs à comprendre comment la marque calcule et perçoit les frais.
Comment l'intégration des données de points de vente améliore la précision des redevances
La perception des redevances repose sur des données transactionnelles fiables. Lorsqu'une marque dissocie les transactions en points de vente du calcul des redevances, les équipes financières doivent combler manuellement cet écart.
L'intégration des données de points de vente contribue à alléger cette charge. Les tickets, les articles, les paiements et les emplacements restent liés, ce qui permet de traiter les redevances au plus près de la transaction source.
Cela a une incidence sur les franchises de services, car l'activité financière se limite rarement à une seule catégorie de ventes. Un ticket peut inclure des services, des produits de détail, des crédits d'adhésion, des forfaits ou des transactions par carte-cadeau. Un flux de travail non structuré peut contraindre les équipes financières à analyser des rapports exportés pour déterminer les éléments pertinents et leur date d'application.
Lorsque le logiciel de gestion des redevances de franchise est connecté aux données des points de vente, les équipes financières bénéficient de données plus fiables pour l'établissement des rapports de redevances. Les équipes opérationnelles gagnent également en sérénité, car le calcul des frais repose sur le même enregistrement de transaction que celui utilisé par le point de vente pour son activité.
Comment MyTime soutient la collecte des redevances de franchise
MyTime aide les franchises à intégrer la collecte des redevances à leur système d'exploitation qui gère les rendez-vous, les points de vente, les paiements, les rapports et le contrôle multi-sites ( Solution MyTime pour les franchises ). Cette solution offre aux équipes du siège social des outils de suivi des indicateurs clés, des redevances et des abonnements, tout en accompagnant les franchisés dans la planification des rendez-vous, la gestion de la clientèle, le marketing par e-mail et les paiements intégrés ( Solution MyTime pour les franchises ).
Le processus de configuration des redevances permet de paramétrer les règles de redevances des franchiseurs au niveau de la société mère. MyTime explique que les franchiseurs peuvent configurer et recevoir automatiquement les paiements de redevances de leurs franchisés à intervalles réguliers ( Centre d'aide MyTime ).
Les franchiseurs configurent la structure des redevances au niveau de la société mère. Ces redevances peuvent inclure des pourcentages sur les ventes, des frais mensuels de développement de la marque, des fonds pour la technologie et d'autres types de redevances ( Centre d'aide MyTime ).
MyTime calcule les redevances à chaque clôture de ticket, et les calculs débutent à la date de début configurée ( Centre d'aide MyTime ). Cela permet aux équipes de baser le calcul des redevances sur l'activité commerciale réalisée, au lieu de se fier uniquement aux exportations manuelles de fin de période.
Les marques peuvent également configurer le calendrier de règlement. MyTime prend en charge les fréquences de règlement des redevances quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, avec des options de contrôle d'intervalle permettant de définir la fréquence de répétition des frais ( Centre d'aide MyTime ).
MyTime propose un système de redevances par article ou un forfait par transaction ( Centre d'aide MyTime ). Pour les frais par article, MyTime peut appliquer un montant fixe ou un pourcentage aux services, produits, abonnements, cours, forfaits et cartes-cadeaux ( Centre d'aide MyTime ).
Cette flexibilité est essentielle pour les franchisés. Un simple pourcentage du chiffre d'affaires total ne convient pas forcément à toutes les marques, toutes les catégories ou tous les processus de vente d'articles prépayés.
Comment MyTime facilite l'utilisation des articles prépayés et les échanges entre différents points de vente
Les paiements prépayés peuvent compliquer le rapprochement des redevances. Les abonnements, les forfaits, les cartes-cadeaux et les crédits d'articles peuvent dissocier le moment du paiement par le client du moment où il utilise la valeur.
MyTime permet aux marques de calculer les revenus générés par les articles prépayés au moment de l'achat ou de l'utilisation. Ces articles prépayés comprennent la valeur des abonnements, les crédits d'articles, les forfaits et les cartes-cadeaux ( Centre d'aide MyTime ). Ainsi, les équipes franchisées disposent d'une méthode structurée pour aligner le calendrier des revenus sur le modèle opérationnel de la marque.
L'utilisation multi-points de vente ajoute une dimension supplémentaire. Un client peut acheter un forfait, un abonnement ou une carte-cadeau dans un point de vente et l'utiliser ailleurs.
La fonctionnalité de gestion automatisée des redevances et des conversions de MyTime permet aux marques de rapprocher automatiquement les conversions entre points de vente pour les abonnements, les forfaits et les cartes-cadeaux, de calculer avec précision les redevances des franchisés et de garantir une transparence financière globale ( MyTime ). Pour les réseaux de franchise, cette connexion contribue à réduire le travail manuel lié au suivi de la valeur entre les différents points de vente.
Rapports, contrôles et visibilité de la franchise
Le logiciel de gestion des redevances ne doit pas s'arrêter au calcul des frais. Les équipes de franchise ont également besoin d'une visibilité sur les performances, les paiements et les contrôles au sein du réseau.
La solution de franchise MyTime inclut des rapports en temps réel, des analyses et des rapports avancés, ainsi que des rapports de redevances accessibles en un clic ( Solution de franchise MyTime ). MyTime précise également que son tableau de bord comprend plus de 50 rapports intégrés permettant d'analyser les revenus, la productivité et les performances par emplacement, service ou membre du personnel ( Solution de franchise MyTime ).
Les contrôles d'accès sont également importants. La page dédiée aux franchises de MyTime décrit des contrôles d'accès personnalisés qui permettent aux marques de décider quelles équipes peuvent accéder aux différentes parties du produit et si ce sont les franchiseurs ou les franchisés qui gèrent des fonctions spécifiques ( Solution de franchise MyTime ).
Ces mécanismes de contrôle favorisent un modèle de franchise plus transparent. Les équipes du siège social peuvent ainsi uniformiser les règles tout en offrant aux franchisés l'accès nécessaire à la gestion de leurs opérations quotidiennes.
La page d'accueil de MyTime indique également que les chaînes et franchises peuvent gérer tous leurs points de vente depuis une plateforme unique, configurer les autorisations et les contrôles d'accès, et synchroniser leurs données avec des systèmes tels que QuickBooks, Xero, ADP et HubSpot ( MyTime ). Cette connectivité étendue facilite l'intégration de la collecte des redevances dans l'infrastructure financière et opérationnelle globale de la marque.
Liste de contrôle pour l'évaluation des logiciels de perception des redevances de franchise
Les franchises doivent évaluer les logiciels de gestion des redevances en fonction des flux de travail réels gérés chaque mois par leurs équipes financières. Les systèmes les plus performants intègrent la logique des frais, l'activité commerciale, les paiements, les rapports et la gestion multi-sites.
Utilisez ces questions comme point de départ :
- Le système peut-il calculer les redevances des billets clôturés ?
- La plateforme permet-elle aux franchiseurs de configurer la logique des frais de manière centralisée ?
- Quels types d'articles sont couverts par la logique de tarification ?
- Prend-il en charge les modèles de tarification en pourcentage et à forfait ?
- Le calendrier de règlement sera-t-il compatible avec le processus de la marque ?
- Comment gère-t-il les abonnements, les forfaits, les cartes-cadeaux et les échanges entre différents points de vente ?
- Quels types de rapports les équipes financières peuvent-elles consulter au niveau du site et de la marque ?
- Comment les contrôles d'accès permettent-ils de séparer les responsabilités du franchiseur et du franchisé ?
- Où le système s'intègre-t-il à l'ensemble de l'infrastructure opérationnelle de la franchise ?
L'objectif n'est pas seulement d'accélérer le recouvrement des redevances. L'objectif est un processus de gestion des redevances plus simple et plus fiable, capable d'évoluer avec la marque.
Pourquoi les franchises de services ont besoin d'un flux de travail de redevances connecté
La perception des redevances de franchise a des répercussions sur les finances, les opérations, la technologie et la confiance des franchisés. Lorsque les équipes calculent les redevances dans un système, traitent les paiements dans un autre et rapprochent les rachats dans un tableur, cela engendre un surcroît de travail à chaque période.
Un flux de travail connecté réduit ces contraintes. Il permet aux équipes financières de consacrer moins de temps à justifier les chiffres et plus de temps à analyser les performances.
Pour les franchises de services, un système adapté doit refléter le fonctionnement réel de l'entreprise. La prise de rendez-vous, les tickets de caisse, les paiements, les abonnements, les forfaits, les cartes cadeaux, les rapports et la gestion des points de vente ont tous un impact sur le calcul des redevances.
MyTime centralise ces flux de travail pour les franchises et les enseignes de services multi-sites. La plateforme permet aux équipes de connecter la planification, les points de vente, les paiements, les adhésions, les rapports, la configuration des redevances et les flux de travail de rachat entre sites au sein d'un système d'exploitation unique conçu pour les chaînes et les franchises ( MyTime Franchise Solution ).
Vous souhaitez découvrir comment MyTime aide les marques franchisées à simplifier la collecte des redevances, la production de rapports et la gestion de leurs opérations multi-sites ? Demandez une démonstration.
FAQ
Qu'est-ce qu'un logiciel de collecte de redevances de franchise ?
Le logiciel de gestion des redevances de franchise aide les franchiseurs à calculer, percevoir, suivre et déclarer les frais récurrents dus par les franchisés. Il centralise les données de transaction, les règles de redevance, les échéances de paiement et les rapports, permettant ainsi aux équipes financières de réduire les opérations de rapprochement manuel.
Comment un logiciel de perception des redevances réduit-il le rapprochement manuel ?
Les logiciels de gestion des redevances réduisent les rapprochements manuels en appliquant des règles de facturation prédéfinies aux données opérationnelles, telles que les tickets de caisse, les catégories d'articles, les emplacements et les périodes de règlement. Cela permet aux équipes d'éviter les exportations répétées de feuilles de calcul, les formules manuelles et le suivi fastidieux des exceptions.
Pourquoi l'intégration du système de point de vente est-elle importante pour la collecte des redevances de franchise ?
L'intégration du système de point de vente est importante car les redevances sont souvent calculées à partir des ventes. Lorsque le système connecte les tickets, les articles, les paiements et les points de vente, les équipes financières peuvent calculer les redevances à partir de données sources plus fiables.
Les logiciels de gestion des redevances peuvent-ils prendre en charge les abonnements, les forfaits et les cartes-cadeaux ?
Un processus de calcul des redevances adapté doit prendre en charge la valeur prépayée, car les abonnements, les forfaits et les cartes-cadeaux peuvent influencer le calendrier des revenus et les modalités d'utilisation. MyTime prend en charge le calcul des revenus des articles prépayés au moment de l'achat ou de l'utilisation et intègre la valeur des abonnements, les crédits d'articles, les utilisations de forfaits et les utilisations de cartes-cadeaux dans ce processus ( Centre d'aide MyTime ).
Comment MyTime gère-t-il la collecte des redevances des franchises ?
MyTime permet aux franchiseurs de configurer et de recevoir automatiquement les redevances de leurs franchisés à intervalles réguliers ( Centre d'aide MyTime ). MyTime prend également en charge la configuration des redevances au niveau de la société mère, le calcul des frais par transaction, le contrôle de la fréquence des règlements, la logique de facturation par article, la logique de facturation forfaitaire et la génération de rapports de redevances pour les marques franchisées ( Centre d'aide MyTime ).
