De nombreuses franchises de services proposent déjà des cours, mais rares sont celles qui offrent des formations structurées sur plusieurs sessions. La différence réside généralement dans la gestion des inscriptions. Organiser un cours unique est simple. Une formation de six semaines implique d'inscrire les clients à chaque session, de suivre leur engagement et de procéder de manière uniforme dans tous les centres. Le système d'inscriptions récurrentes de MyTime automatise ces tâches, transformant ainsi les formations en une offre pratique et non plus en une simple formalité.
Cet article explique le fonctionnement des inscriptions récurrentes aux cours, les règles d'inscription que vous pouvez configurer et comment différents types d'entreprises franchisées peuvent les utiliser pour structurer et développer des programmes.
Que sont les inscriptions aux cours récurrents dans MyTime ?
L'inscription aux cours récurrents permet aux entreprises franchisées de programmer un cours sous forme de série et d'inscrire leurs clients à l'ensemble de cette série en une seule action, au lieu de réserver chaque séance individuellement. MyTime est une plateforme de gestion de franchises pour les marques de services dans les secteurs de la beauté, du bien-être, des soins pour animaux, du fitness et de la formation. Cette fonctionnalité étend son système de planification de cours pour prendre en charge les formations complètes de plusieurs séances.
Lorsque vous programmez une série de séances récurrentes, vous définissez sa fréquence et sa date de fin. Lorsque vous ajoutez un client, MyTime crée automatiquement les réservations de séances individuelles en fonction des dates sélectionnées. Votre équipe peut inscrire un client à un cycle complet directement depuis la liste des participants, sans avoir à gérer chaque séance individuellement.
Pourquoi les formations structurées ont été difficiles à mettre en œuvre pour les franchises
Organiser une formation est plus complexe que de dispenser un cours ponctuel. L'inscription des clients, session par session, sur un programme de plusieurs semaines, mobilise le personnel, augmente le risque d'erreurs et devient plus difficile à assurer de manière uniforme à mesure que le nombre de sites augmente. Ces coûts supplémentaires constituent souvent le principal frein à la mise en place de formations par une franchise, même lorsque la demande est présente.
L'inscription automatique aux cours élimine ces obstacles. Comme la série de cours et ses règles d'inscription sont configurées une seule fois et appliquées à chaque session, le personnel consacre moins de temps aux réservations manuelles et les commerçants peuvent proposer des cours comme un produit standardisé et reproductible dans tous leurs établissements.
Comment programmer une série de cours récurrents ?
Pour programmer un cours récurrent depuis l'agenda MyTime, ouvrez la fenêtre modale du cours ou de l'événement et définissez la fréquence de récurrence. La série peut se répéter quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, à l'intervalle de votre choix, et se termine soit à une date précise, soit après un nombre défini d'occurrences.
Les étapes sont simples :
- Ouvrir le cours ou l'événement. Dans votre agenda, cliquez sur « Programmer un cours/un événement » ou sélectionnez un créneau horaire, puis remplissez les champs qui ne sont pas déjà préremplis dans la configuration du cours.
- Réglez la fréquence. Dans le champ « Durée », cliquez sur l’icône de récurrence et choisissez la fréquence de répétition de la série. Par exemple, pour une session tous les deux mois, sélectionnez « Mensuel » et saisissez 2.
- Définir le point final. Choisissez soit une date de fin précise, soit un nombre total d'occurrences.
- Établissez les règles d'inscription. Définissez la période d'inscription et l'engagement par session, qui seront abordés dans la section suivante.
- Enregistrer. La fréquence de récurrence s'affiche dans la fenêtre modale de la classe. Vérifiez les détails et enregistrez à nouveau pour finaliser la série.
Le même processus de planification est disponible sur l'application MyTime Scheduler, permettant ainsi au personnel de programmer une série de rendez-vous depuis un appareil mobile.
Quelles règles d'inscription pouvez-vous configurer pour un cours ?
Deux paramètres déterminent le fonctionnement d'une série récurrente : la période d'inscription et l'engagement de session. Ensemble, ils vous permettent d'adapter un cours au déroulement réel de votre programme.
La période d'inscription détermine quand un client peut rejoindre la série :
- Première séance seulement. Les clients ne peuvent s'inscrire qu'au début de la série.
- À tout moment pendant la série. Les clients peuvent se connecter à tout moment, même après la première session. C'est le comportement par défaut.
L'engagement de session détermine ce à quoi un client s'inscrit lorsqu'il s'inscrit :
- Toutes les séances restantes. Les clients sont automatiquement inscrits à toutes les sessions restantes dès leur inscription.
- Séances individuelles, au choix du client. Les clients choisissent des séances spécifiques sans s'engager pour la série complète. C'est le comportement par défaut.
Comme ces paramètres sont configurés par classe, une franchise peut gérer simultanément, sur la même plateforme, un programme de formation complet et obligatoire et un atelier flexible sans inscription préalable.
Quatre façons de configurer un cours récurrent
Les deux paramètres se combinent en quatre configurations, chacune adaptée à un type de programme différent.
- Entrée flexible et engagement flexible. Les clients s'inscrivent à tout moment et choisissent uniquement les séances qui les intéressent. Idéal pour les ateliers ponctuels et les cycles ouverts dont la fréquentation varie d'une semaine à l'autre.
- Entrée anticipée et engagement flexible. Les clients doivent participer à la première séance, puis choisissent les séances suivantes auxquelles ils souhaitent assister. Cette formule est utile lorsque la séance d'ouverture pose les bases, mais que les suivantes sont facultatives.
- Entrée flexible et engagement total. Les clients peuvent intégrer le programme en cours de route, mais une fois inscrits, ils sont engagés pour toutes les sessions restantes. Cette formule convient parfaitement aux programmes progressifs qui acceptent encore des inscriptions tardives.
- Inscription anticipée et engagement total. Les clients s'inscrivent dès la première séance et s'engagent à participer à toutes les autres. C'est l'option la plus structurée, idéale pour les formations basées sur un programme d'études où la continuité est essentielle.
MyTime aide les entreprises de services à gérer les cours, les formations, les réservations et l'expérience client sur plusieurs sites.
Comment différentes entreprises franchisées utilisent les formations récurrentes
L'intérêt de l'inscription configurable réside dans sa capacité à s'adapter aux programmes réels de secteurs d'activité très divers. Voici quelques exemples de types de commerçants avec lesquels MyTime collabore :
- S'occuper d'un animal. Une franchise de dressage canin propose un cours d'obéissance structuré où les clients s'engagent à participer à chaque séance dès le départ, grâce à une inscription précoce et un engagement total, afin de garantir l'intégrité du programme.
- Arts et éducation. Un atelier de poterie propose des sessions sur plusieurs semaines où les clients peuvent s'inscrire en cours de route et choisir les séances qui correspondent à leur emploi du temps, grâce à une inscription et un engagement flexibles.
- Bien-être. Un atelier régulier de méditation ou de remise en forme accueille les participants sans inscription préalable, grâce à une formule d'entrée flexible permettant aux clients d'y assister quand ils le peuvent.
Dans chaque cas, le programme se déroule comme prévu par l'entreprise, et le personnel inscrit les clients tout au long du cycle sans gérer les sessions une par une.
Comment ajouter un client à un cours récurrent ?
Pour ajouter un client à une série de cours récurrents, accédez à la liste des participants en une seule étape. Ouvrez le cours, sélectionnez « Voir les participants », puis cliquez sur « Ajouter un participant ». Recherchez un client existant ou ajoutez-en un nouveau, puis choisissez le type de participant si le cours en propose plusieurs.
Pour inscrire le client sur plusieurs dates, cliquez sur « Gérer les inscriptions » afin d'ouvrir la fenêtre de sélection des sessions. Vous pourrez alors cocher les sessions auxquelles le client doit assister. Les options disponibles dépendent de la configuration du cours : les sessions verrouillées correspondent à la période d'inscription et aux règles d'engagement, tandis que les sessions libres peuvent être cochées ou décochées à votre guise. Une fois vos modifications enregistrées, MyTime crée automatiquement les réservations individuelles pour chaque session sélectionnée, et le client apparaît sur la liste des participants pour chacune d'elles.
Transformer les cours en une source de revenus évolutive
Pour les franchises proposant déjà des cours, les inscriptions régulières constituent l'infrastructure essentielle qui rentabilise l'offre. La charge opérationnelle liée aux inscriptions à plusieurs sessions n'est plus un obstacle ; ainsi, une série de cours organisés de manière informelle peut se transformer en une formation complète : il suffit de la programmer une seule fois, de la vendre de manière ciblée et de la dispenser de façon uniforme dans tous les centres. Ce modèle offre une source de revenus plus stable et plus prévisible que les cours ponctuels.
Foire aux questions
Quelle est la différence entre un cours et un cours récurrent dans MyTime ?
Un cours est une séance unique et programmée que les clients réservent individuellement. Un cycle de cours est une série de séances planifiées simultanément, avec des règles d'inscription permettant au personnel d'inscrire un client à l'ensemble du cycle en une seule étape.
Les clients peuvent-ils s'inscrire à un cours après qu'il a déjà commencé ?
Oui, si la période d'inscription est paramétrée sur « À tout moment pendant la série ». Si elle est paramétrée sur « Première session uniquement », les clients ne peuvent s'inscrire qu'au début.
Les clients doivent-ils assister à toutes les séances d'une série ?
Cela dépend du paramètre d'engagement choisi. L'option « Toutes les sessions restantes » les inscrit automatiquement à toutes les sessions futures, tandis que l'option « Séances individuelles » leur permet de choisir uniquement les dates qui leur conviennent.
Des règles d'inscription différentes peuvent-elles s'appliquer à différents cours ?
Oui. La période d'inscription et l'engagement par session sont configurés pour chaque cours, ce qui permet à une franchise de proposer simultanément des formations à temps plein et des ateliers flexibles sans inscription préalable.
Le personnel peut-il programmer des cours récurrents depuis un appareil mobile ?
Oui. Les séries récurrentes peuvent être programmées et gérées depuis l'application MyTime Scheduler ainsi que depuis le calendrier Web.
L'inscription récurrente fonctionne-t-elle sur plusieurs sites ?
Oui. Les franchises peuvent proposer des formations structurées avec des règles d'inscription uniformes sur tous leurs sites, à partir d'une seule plateforme.
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